Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kwartir Ranting Kedung

ADMINISTRASI (SURAT MENYURAT)

PENGERTIAN

  1. Administrasi dalam arti luas, adalah semua pekerjaan, kegiatan dan usaha-usaha pembinaan di dalam organisasi Gerakan Pramuka.
  2. Administrasi dalam arti terbatas (sempit) ialah meliputi penataan dan penertiban secara tertulis dan ketentuan yaitu kegiatan-kegiatan yang disebut tata usaha dalam Gugus Depan Gerakan Pramuka.

FUNGSI

Admnistrasi berfungsi :

  1. Untuk melaksanakan pengawasan, untuk semua pekerjaan harus dilakukan menurut ketentuan yang tetap.
  2. Sebagai pedoman pokok yang harus dilaksanakan untuk ditetapkan di lingkungan Organisasi Gerakan Pramuka.

PENGGOLONGAN ADMINISTRASI

Untuk mencapai tujuan, maka hal-hal yang berkaitan dengan tulis menulis, maka di golongkan sebagai berikut :

1)       Catatan

2)       Laporan

3)       Perencanaan, rencana dan program

4)       Keputusan

5)       Surat menyurat

SURAT MENYURAT

  1. Surat adalah suatu alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan permintaan dan lain-lain kepada pihak lain.
  2. Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.
  3. Cara penomoran surat (surat keluar) disusun sebagai berikut :

1)       Nomor urut surat keluar

2)       Kode Kwartir

3)       Kode Bidang / Gugus Depan

Contoh                                 : 008/02.157-02.158 – C

008                         =  Nomor urut surat keluar

02.157-02.158          =  Nomor Gudep

C                            =  Kegiatan

d.   Distribusi pengiriman surat sesuai dengan alamat yang dicantumkan, baik alamat kepada maupun tembusan.

e.   Susunan surat dapat dibagi dalam 3 (tiga) bagian yaitu :

1)       Kepala surat, yang terdiri dari :

a.  Nama organisasi/kesatuan

b.  Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun

c.  Nomor

d.  Klasifikasi (sifat)

e.  Lampiran

  1. Perihal/Hal

g.  Alamat

h.  u.p (untuk perhatian), apabila perlu

2)       Isi surat, terdiri dari :

  1. Pendahuluan
  2. Uraian/maksud
  3. Kalimat penutup

3)       Penutup surat, terdiri dari :

a.  Nama Jabatan

b.  Tanda Tangan

c.  Nama Pejabat

d.  Cap atau stempel

e.  Tembusan

f.    Surat menyurat dibagi dalam 2 (dua) macam yaitu :

1)       SURAT MASUK, ialah semua tulisan-tulisan atau berita-berita yang diterima dari instansi/pihak lain, yang penerimaannya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas itu.

2)       SURAT KELUAR, ialah semua tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada instansi/pihak lain, yang setiap konsep untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui Kepada Sekretariat/Sekretaris atau pejabat yang diberi wewenang meneliti.

ADMINISTRASI YANG DIPERLUKAN DI GUGUS DEPAN / AMBALAN :

  1. Buku presensi regu
  2. Buku iuran regu
  3. Buku kas regu
  4. Buku riwayat regu
  5. Buku prestasi regu
  6. Buku acara latihan dan notulen Dewan Ambalan
  7. Log book regu
  8. Buku agenda regu
  9. Buku catatan regu

10.  Buku inventaris regu

Buku-buku tersebut masih dapat ditambah lagi apabila memungkinkan untuk diadakan.

  1. 1. Buku Presensi dan Iuran

Buku ini digunakan untuk mencatat kehadiran anggota Ambalan serta iuran anggota Ambalan untuk setiap kali latihan.

Format dapat dibuat seperti berikut :

NO NAMA PRESENSI MINGGU KE IURAN MINGGU KE KET
I II III IV V I II III IV V
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
  1. 2. Buku Kas

Digunakan untuk mencatat keluar masuknya uang yang dimiliki Gudep/Ambalan baik dari kas mingguan, bulanan maupun uang dari usaha lain. Pada setiap akhir bulan diadakan penutupan kas dan diketahui pembina.

Formatnya dapat dibuat sbb :

KAS BULAN = ………………………….

Tangga Uraian Debet Kredit
 

 

Jumlah
Pradana 

……………………

Bendahara 

……………………..

Pembina 

……………………

Kolom debet untuk mengisi uang masuk, sedangkan kolom kredit untuk mengisi uang keluar. Pada akhir bulan diadakan penutupan kas dan pada baris jumlah, kolom debet dan kolom kredit harus sama.

  1. 3. Buku Riwayat Ambalan

Mencatat tentang anggota Ambalan, mulai masuk kedalam Ambalan, jabatan dalam Ambaln, kecakapan, hoby, sekolah, dsb dengan disertai foto. Disamping itu riwayat Ambalan juga mencatat riwayat pimpinan regu mulai regu itu berdiri, sampai dengan sekarang.

Formatnya dapat dibuat seperti berikut :

  1. Nomor                                    : …………………………………..
  2. Nama                                     : …………………………………..
  3. Alamat                                   : …………………………………..
  4. Agama                                   : …………………………………..
  5. Tempat&Tanggal Lahir : ……………………….
  6. Tanggal masuk ambalan          : ……………………….
  7. Pelantikan Kecakapan Umum
  8. Masuk                                    : tanggal ……………. tempat ……………………..
  9. Penegak Bantara                     : tanggal ……………. tempat ……………………..
  10. Penegak Laksana                    : tanggal ……………. tempat ……………………..
  11. Jabatan dalam Ambalan

Tanggal ……………………… jabatan ………………………………………

Tanggal ……………………… jabatan ………………………………………

  1. Kecakapan Khusus

Tanggal ……………………… TKK …………………………………………..

Tanggal ……………………… TKK …………………………………………..

Tanggal ……………………… TKK …………………………………………..

  1. 5. Hobby                                : …………………………………………..
  2. Sekolah

SD                             : lulus tanggal ……………………………………

SMP Kelas 1              : tanggal ………………………………………

SMP Kelas 2              : tanggal ………………………………………

SMP Kelas 3              : tanggal ………………………………………

SMA Kelas 1              : tanggal ………………………………………

SMA Kelas 2              : tanggal ………………………………………

  1. Kegiatan yang pernah diikuti

1. ………………………………………… di ………………………………. tgl ……………………………..

2. ………………………………………… di ………………………………. tgl ……………………………..

3. ………………………………………… di ………………………………. tgl ……………………………..

  1. 4. Buku Prestasi Sangga

Mencatat tentang prestasi anggota Ambalan dalam pencapaian SKU dari tingkat Bantara dan Laksana.

Formatnya dapat dibuat seperti berikut :

NO NAMA PENEGAK BANTARA/LAKSANA KET
Tgl lulus Tgl Lantik Yang Lantik Tempat Lantik
1.
2.
3.
Dst.
  1. 5. Buku Acara Latihan dan Notulen Dewan Ambalan

Memuat tentang hasil pertemuan Ambalan yang membahas tentang latihan dengan format sbb :

1. Hari dan Tanggal             : …………………………………………………

2. Tempat                           : …………………………………………………

3. Hadir                              : ……………………………………….. orang

4. Acara                              : 1. ……………………………………………..

2. ……………………………………………..

untuk notulen Dewan Regu formatnya sbb :

1. Hari dan Tanggal             : …………………………………………………

2. Tempat                           : …………………………………………………

3. Hadir                              : ……………………………………….. orang

4. Acara                              : 1. ……………………………………………..

2. ……………………………………………..

5. Keputusan yang diambil  ………………………………………………….

………………………………………………….

  1. 6. Log Book Ambalan

Mencatat tentang kejadian penting yang diambil Ambalan. Kejadian penting yang perlu dicatat adalah kejadian yang mengesankan dan lucu, disertai dengan gambar-gambar karikaturik yang jenaka dengan sedikit kata-kata yang lucu namun sopan. Yang perlu dimasukkan ke log book adalah kesan-kesan yang positif, untuk kesan yang negatif hindarkan agar tidak menimbulkan kenangan yang jelek.

Log Book dapat dibuat untuk masing-masing anggota regu.

7.   Buku Agenda Ambalan

Mencatat tentang surat masuk dan surat keluar

Formatnya dapat dibuat sbb :

No Nomor Surat Tanggal Surat Dari/Kepada Perihal Kode Arsip/ Nomor Agenda Tanggal
Terima kirim
 

 

8.   Buku Catatan Ambalan

Mencatat segala sesuatu yang menyangkut tentang materi kepramukaan baik teori maupun praktek. Digunakan sebagai bahan acuan atau pedoman pada saat melaksanakan latihan maupun pada waktu mengikuti lomba kepramukaan.

  1. 9. Buku Iventaris Ambalan

Mencatat tentang harta benda kekayaan milik Ambalan misalnya, Bendera Ambalan, Bendera Merah Putih, Bendera Semaphore dan Bendera Morse, tali tongkat, tenda, dll.

Format kolomnya dapat dibuat seperti berikut :

No Nama Barang Jumlah Tgl Beli Status Barang Tempat Menyimpan keterangan
 

 

4 responses

  1. Trims Atas Informasinya, Semoaga Bermanfaat

    15 September 2011 pukul 20:42

    • sama-sama- kami pun butuh dukungan kritik dan saran dari kakak – kakak sekalian

      8 April 2012 pukul 20:42

  2. erma yunus

    makasih kak atas infonya tentang administrasi kepramukaan,

    8 Oktober 2011 pukul 20:42

    • sama-sama kak

      8 April 2012 pukul 20:42

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.